プロダクティビティ・プランナーで自宅からの仕事に集中して効率を上げる方法

新型コロナウィルスの影響で、人々の働き方は自宅で仕事をするリモートワークスタイルへと変化しています。今後ウィルスが落ち着いた後にもリモートワークスタイルはますます一般化していくのではないでしょうか？

ただ、リモートワークにはデメリットがいくつかあります。最も懸念するべきことは「集中力の低下」です。人間なので誰も見ていないとつい怠慢な心が生まれますよね。私は普段からフリーランスで自宅から仕事をしているので、どうやったら一人で自宅で集中して仕事ができるのかは常に向き合うべき課題です。

解決方法の１つとして今年から「プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）」というノートを取り入れ始めたのですが、これがなかなか効果的でした。

本投稿では、私が普段自宅で仕事を続ける上で生産性と効率化を上げるために使っているノート「プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）」と、そのメソッドについてを紹介していきましょう。

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プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）とは？

プロダクティビティ・プランナーは、以前に紹介した「ファイブ・ミニッツ・ジャーナル（Five Minute Journal）」と同様に、インテリジェント・チェンジ（Intelligent Change）という会社が制作し販売をしています。

Five Minute Journalとは？5分間日記が人生をポジティブに変えた話

20万部以上売れているベストセラー商品の「プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）」は、ポモドーロ・テクニックという時間管理術に基づいて開発されています。

ポモドーロ・テクニック（Pomodoro Technique）

ポモドーロ・テクニック（Pomodoro Technique）とは、時間管理術のひとつ。1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案された。このテクニックではタイマーを使用し、一般的には25分の作業と短い休息で作業時間と休息時間を分割する。 1セットを「ポモドーロ」と呼ぶ。これは、イタリア語で「トマト」を意味する言葉で、シリロが大学生時代にトマト型のキッチンタイマーを使用していたことにちなむ。

参照：wikipedia

「プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）」を使うときは、毎日のタスクを優先順に並べたTO DOリストを作り、ポモドーロ・テクニックを用いて25分間に時間を区切りながら仕事を進めていきます。

目の前の優先的なタスクに集中することを繰り返すので、少ない時間で大きな成果を達成することを叶えてくれます。このテクニックを取り入れることで、毎日の限られた時間を有効に活用できることを実感できるわけです。

詳しい使い方を見ていきましょう。

プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）の使い方

プロダクティビティ・プランナーは、基本的に日々のTO-DOリストを書き出すことからはじめます。そして、1つ1つのタスクに対してポモドーロ・テクニックを有効的に用いて進めていきます。

１.今日のタスクを優先順で書き出す

プロダクティビティ・プランナーには、毎日５つのタスクを書く項目があります。ここに優先順でタスクを書き出していきましょう。

今日の一番大事なタスク１つ

まずは一番大事なタスクを書くことがポイントになります。あまり深く考えずに「このタスクを終わらせたら、今日は必ず満足できるだろう」という仕事や作業を書きます。

二番目に大事なタスク２つ

「もしも終わらせることができたら、より満足が得られる日になるだろうな」というタスクを２つ書きます。

その他のタスク２つ

一番大事なタスク１つと、二番目に大事なタスク２つを終わらせた後に手を付けるべきタスクを２つ書きます。

２.ポモドーロ・テクニックを用いて時間を見積もる

それぞれのタスクの横には、５つの丸印が並んでいます。25分間を１つの丸とみなして使います。25分経ったら１つの丸印を塗りつぶすとして、タスクに対して合計何個の丸印を使うのかを見積もります。

３.仕事や作業を開始する

いよいよポモドーロ・テクニックを用いて仕事や作業を開始します。まずは、集中力を途切れさせる要素を断ち切ります。スマートフォンは裏返して手の届かない場所に置き、PCで作業する場合は不要なブラウザやアプリは閉じてください。

タイマーを使って25分間の時間をセットします。ちなみに、私は簡易なキッチンタイマーを愛用してます。スマートフォンのタイマーを使うと、スマホを手にとって他のアプリを開いたりテキストが来ていないかチェックしてしまう可能性がありますからね。

いざ25分間、まずは今日の一番重要なタスクを開始します。

4.25分間ごとに5分間の休憩を取る

25分間経ったら丸印を塗りつぶし、5分間の休憩を取ります。5分間の休憩で大事なことは、スマートフォンを見たりメールをチェックしたり、他の作業をしないことです。リモートワークで自宅にいる今は、例えばちょっとした家事をしたり、ソファに寝転んだり、お茶を淹れたり、ストレッチをすることを推奨します。

5分間の休憩を取ったら、またタイマーを25分間セットして作業に取り組みましょう。タスクを終えたら、実際に何個の丸印を塗りつぶしたのかを記録します。

一番重要なタスクを終えたら二番目のタスクに進み、それも全て終えたらその他のタスクに進みます。その順番を変えてしまわないように気をつけることも重要です。

５.今日のプロダクティビティ・スコアを付ける

一日の仕事を終えたら、今日のプロダクティビティ・スコアを付けます。１から10までの数字が並んでいるので、生産性や満足度を自己評価で数値化しましょう。ここは、そこまで自分に厳しくしなくても大丈夫ですよ。何が順調に進んで、どんな点が向上したかなどもメモ書きしていきます。

6.翌日のタスクを作成する

翌日のタスクを予め作成し、明日はどんな仕事や作業に取り掛かるのかを把握しておきます。これは非常に重要なポイントなので、一日のタスクを終えたら上記１の「タスクを優先順で書き出す」こと、２の「ポモドーロ・テクニックを用いて時間を見積もる」ことを、を次の日のために終わらせておきましょう。時間がない場合や忘れてしまった場合は、翌日の朝一番に行うのでも問題ありません。

一週間単位のタスク作成と一週間のレビューも忘れずに！

毎週月曜日が来るたびに、新しい可能性を開きながら前に進んでいくことを意識したいものですね。そのためには、一週間単位のタスク作成を行います。

1.今週の一番大事なタスク5つ

今週に終わらせるべき一番大事なタスクを5つ書きます。「このタスクを終わらせたら、今週は必ず満足できるだろう」という仕事や作業を書くことがポイントです。

2.今週の二番目に大事なタスク5つ

今週の一番大事なタスク5つ終わらせた後に取り掛かるべきタスクを5つ書きます。

3.今週のその他のタスク5つ

今週の一番大事なタスク5つと、二番目に大事なタスク5つを終わらせた後に手を付けるべきタスクを5つ書きます。

4.今週をより生産的にするための決意

最後に「今週をより生産的にするために行うこと」を一言書いて、決意表明をします。例えば「毎日仕事を終えたら、必ず翌日のタスクを書き出す」などです。

5.週の終わりにレビューを行う

一週間が終わったら、翌週に向けてのレビューを行います。以下の項目を書き出しましょう。

・順調に進んだのはどんなことか？　小さな勝利と大きな勝利はなに？
・完了しなかったタスクはなにか？　
・今週の学びを今後にどうやって活かすか？
・翌週をよりプロダクティブにするために行うことは？

以上、プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）の使い方をざっくりと紹介しました。人間なので毎日なかなか完璧にこなすことって難しいんですが、プロダクティビティ・プランナー（Productivity Planner）で有意義なリモートワークを実現できれば幸いです。

毎日のタスクを書いていくだけなので、英語学習者の方はぜひ英語で書いてみてくださいね！